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Amanda Wanderley Par : | Dernière mise à jour le 15 Oct 2020 #Qualité

Les 3 matrices RACI pour gérer efficacement votre projet

Vous êtes Responsable dans les domaines Qualité, Système d’informations, Financier, Ressources Humaines, Contrôle Interne, Consultant.e Métier, ou simplement le.a Chef.fe de projet dans votre organisation : vous avez sûrement dû mettre en place la matrice RACI et découvert que certain en donnait une définition différente. Et que cela pouvait perturber la bonne gestion de projet liée à une mauvaise interprétation des rôles.

PYX4 : Article sur les 3 matrices RACI pour gérer efficacement son projet - conséquence mauvaise attribution des responsabilités au sein d'un projet

Nous avons donc décidé chez PYX4, avec nos consultants métiers, de faire un point sur les 3 matrices RACI les plus efficaces à appliquer dans vos projets.

Dans cet article on vous propose : 

  • Une explication simple des 3 matrices RACI
  • Un exemple de comment appliquer efficacement votre matrice 
  • Nos conseils dans la mise en place de votre matrice RACI

Temps de lecture : 5 min

1/ La matrice RACI, qu’est-ce que c’est ?

La matrice RACI est une matrice d’attribution des responsabilités, qui sert à décrire la participation des divers rôles, à remplir les tâches ou livrables pour un projet ou processus. 

Elle est utile pour clarifier les rôles et responsabilités dans des projets et des processus transversaux ou d’une manière plus générale dans un département ou service afin d’avoir une vision claire de la répartition des tâches.

Il s’agit donc de donner à chaque membre de l’équipe un niveau de responsabilité en fonction des tâches du projet.

 

2/ RACI : explication des 4 principales responsabilités

 

RACI est un acronyme plus généralement utilisé pour les quatre principales responsabilités : 

PYX4 : Article sur les 3 matrices RACI pour gérer efficacement son projet - explication des 4 principales responsabilités du RACI

– R – pour Responsible (celui qui réalise la tâche)

Qui ? Personne qui va exécuter la tâche : elle en est responsable.

Sa mission : Réaliser la tâche qui lui a été attribué.

Particularité : Il peut y avoir plusieurs responsables pour une même tâche, chacun fait une partie de la tâche.

– A – pour Accountable (celui qui approuve la tâche)

Qui ? Personne qui va approuver la tâche : elle en est l’autorité.

Sa mission : Veiller à l’exécution correcte de la tâche réalisée par le(s) responsable(s) et approuver l’activité faite.

Particularité : Une autorité par tâche. 

– C – pour Consulted (celui qui est consulté)

Qui ? Personne qui va être consultée dans l’exécution de la tâche : elle est consultée.

Sa mission : Contribuer avec des conseils et opinions à ce que la tâche soit effectuée le plus efficacement possible. 

Particularité : Il peut y avoir plusieurs personnes consultées et ce sont souvent des experts.

– I – pour Informed (celui qui doit être informé)

Qui ? Personne qui sera informée lorsque la tâche est finie : elle est informée.

Sa mission : Être tenue à jour sur les progrès réalisés, souvent à l’issue de la tâche ou du livrable.

Particularité : Elle n’intervient pas activement dans la réalisation de la tâche.

 

3/ 2 variations : la matrice RACI-VS et RASCI 

Il y a un certain nombre de variations de la matrice RACI.

Ici nous faisons le choix de vous en expliquer que 2 : la matrice RACI-VS et RASCI qui selon nous sont celles qui se rapprochent le plus de la matrice traditionnelle et, de ce fait, sont les plus faciles à comprendre et à appliquer dans votre quotidien.

  • Première variation : La matrice RACI-VS

Vous avez efficacement utilisé la matrice RACI, les tâches ont été exécutées et approuvées.

Pourtant la tâche est si complexe, qu’elle a besoin d’un deuxième niveau de vérification de la qualité pour attester que le résultat de la tâche soit en adéquation avec les critères d’acceptation de l’organisation.

– V – pour Verifier (celui qui doit vérifier)

Qui ? Personne qui vérifie la qualité du résultat de la tâche.

Sa mission : Assurer que l’ensemble des résultats sont conformes aux critères de qualité prédéfinis de l’organisation.  

Particularité : Elle intervient à la fin de la tâche sur l’aspect qualité.

– S – pour Signatory (celui qui « sign-off »)

Qui ? Personne qui approuve la décision du V (Verifier) par rapport à la qualité.

Sa mission : Superviser l’ensemble des responsabilités. Elle a un rôle de “Sign-off” qui fournira l’approbation finale de la tâche.

Particularité : C’est elle qui pose le verdict d’achèvement de la tâche en l’approuvant.

 

  • Deuxième variation : La matrice RASCI

La matrice a été correctement utilisée pour attribuer les responsabilités mais vous vous rendez compte que les responsables désignés ont souvent du mal à gérer la lourdeur de la tâche à effectuer. Bien que vous ayez désigné assez de responsables, les tâches restent difficiles à finaliser dans les temps. Ils ont besoin d’une aide supplémentaire.

– S – pour Support (celui qui aide)

Qui ? Personne qui peut intervenir en support dans la réalisation des tâches. 

Sa mission : Apporter une aide supplémentaire au Responsable, en lui fournissant les ressources physiques et matérielles nécessaires à la bonne réalisation de la tâche.

Il peut y avoir plusieurs personnes en rôle Support qui vont participer à la réalisation de la tâche au côté du responsable.

Particularité : À la différence du C (Consulted), le S (Support) vise à l’achèvement de la tâche et reste activement impliqué tout au long de la durée de la tâche/projet. En revanche, le C (Consulted) intervient ponctuellement pour donner des conseils.

 

4/ Un exemple de comment appliquer efficacement votre matrice 

Nous vous proposons un exemple simplifié pour illustrer comment utiliser la matrice RACI dans le cadre d’un projet.

Ici nous avons fait le choix de vous présenter un projet récurrent dans les entreprises : la mise en place d’une démarche d’amélioration continue par la cartographie des processus.

PYX4 : Article sur les 3 matrices RACI pour gérer efficacement son projet - Cas pratique Matrice RACI d’un Projet de cartographie de processus dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue

5/ Nos conseils dans la mise en place de votre matrice RACI

Pour utiliser efficacement le RACI, assurez-vous d’avoir :

 

1 – LE BON ÉQUILIBRE : C’est bien connu : le trop est l’ennemi du bien. Désigner plus de personnes que nécessaire pour un même rôle ne va pas rendre la réalisation de la tâche plus efficace. Au contraire cela peut définitivement ralentir l’achèvement des tâches de votre projet.

  • Cas R (Responsible)

Trop de personnes affectées à la même tâche est une excellente façon de perdre du temps. Vous risquez également d’avoir du travail en double.

  • Cas C (Consulted) 

Si vous devez consulter plusieurs personnes pour réaliser votre tâche, vous risquez d’encore perdre du temps notamment si les avis sont contradictoires sur la manière de bien mener la tâche…

 

2 – LA SIMPLICITÉ : L’application de la matrice RACI (ou les variations RACI-VS et RASCI) est plus que satisfaisante pour votre projet ? Pas la peine d’ajouter de nouvelles responsabilités non prévues initialement. Restez simple, ne cherchez pas la complexité dans l’organisation de votre projet.

 

3 – THE ONLY ONE : Un Accountable (A) par tâche. C’est simple : lorsqu’on décide de se rendre dans un endroit inconnu, si il y a plusieurs membres de votre groupe qui donnent des directions différentes, vous risquez fortement d’y passer la nuit et dans le pire des cas, de n’arriver nulle part. Il faut une personne unique, qui va prendre les décisions pour l’ensemble du groupe et des actions.

 

4 – UNE BONNE COMMUNICATION : On ne vous apprends rien, une bonne communication est bien souvent la base de toutes relations, quelles soient personnelles ou professionnelles. Ici donc pas de secret : Tenez les gens Informés (I) sur l’avancement de votre projet et du pourquoi vous le mettez en place. 

 

5 – DOUBLE FACE : Si vous avez une tâche simple et rapide, le Responsable (R) pourrait également être l’Autorité de la tâche (A).

 

Si vous cherchez une version en anglais sur la matrice RACI, José Maria Delos Santos en parle très justement dans son article « Understanding Responsibility Assignment Matrix (RACI Matrix) »

 

Pour résumer, la simple application de la matrice RACI est déjà une bonne base pour commencer à organiser votre projet et clarifier les responsabilités de chaque personne de votre équipe.

Plus que l’utiliser, l’essentiel est de bien la comprendre pour l’exploiter au mieux de vos situations et surtout justifier son utilité de manière simple pour qu’elle soit comprise, acquise et appliquée par tous vos collaborateurs.

 

Si vous avez des questions par rapport à l’utilisation de la matrice RACI pour vos projets, n’hésitez pas à nous contacter : nous nous ferons un plaisir de vous répondre.

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