La transformation digitale et le décloisonnement des services transforment les organisations, et les obligent à repenser les processus métiers : Comment améliorer leur efficacité et en faire un levier de performance ?
Digitalisation des processus : quels enjeux?
Des marchés de plus en plus matures, des clients de moins en moins fidèles, des évolutions de plus en plus rapides. Les entreprises doivent repenser leur organisation et gagner en flexibilité afin de réduire les coûts, suivre au plus près les besoins des clients et gagner en efficacité.
Les outils digitaux offrent de réelles opportunités pour aider les organisations à rester compétitives et à améliorer leur performance en optimisant leurs processus.
Chaque métier y apporte des enjeux particuliers : là où la Direction visera une performance globale, les services financiers, administratifs ou RH viseront la dématérialisation de documents, la sécurisation des données et une clarification des procédures pour l’ensemble des collaborateurs. Le Marketing et le Commerce chercheront quant à eux à simplifier et à automatiser certaines actions de la relation client pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Pourquoi et comment digitaliser les processus ?
En repensant ses processus de manière transverse, au-delà d’une vision par service, l’organisation peut réduire ses délais de traitement, optimiser ses ressources et les actions de ses collaborateurs, et replacer le client au centre de sa stratégie.
Les technologies digitales sont aujourd’hui globalement intégrées à l’entreprise. L’étape suivante consiste à exploiter tout leur potentiel, en intégrant les outils répondant aux besoins des différents collaborateurs et en optimisant le traitement des données collectées.
Une organisation qui souhaite conserver de l’avance face à ses concurrents quant aux évolutions des marchés devra atteindre une plus grande maturité de digitalisation. Pour ce faire, elle devra notamment digitaliser ses processus, qui portent l’ensemble de son activité.
Cette digitalisation ne se limite pas à une modélisation des processus et à la dématérialisation des documents et procédures. Elle requiert de les refondre dans leur globalité :
- Comment améliorer les interactions entre les différents pôles, optimiser le fonctionnement de l’ensemble de l’organisation, la fluidité des échanges ?
- Comment les technologies digitales impactent-elles le comportement des prospects et clients ?
- Ces changements sont-ils reflétés dans les processus de l’entreprise ?
Digitalisation des processus : quel gain de performance ?
Ce travail de fond nécessite une véritable prise de recul et le nouveau référentiel obtenu devra rester vivant pour s’adapter continuellement aux évolutions des marchés et des technologies. Les gains et avantages à opter pour cette approche sont cependant multiples.
En effet, la digitalisation des processus permet de réduire certains postes budgétaires. On pense naturellement aux frais d’impression et de stockage de documents, mais cela vaut également pour certains coûts moins visibles. En optimisant l’échange d’information et le fonctionnement de l’organisation, la digitalisation des processus via un logiciel tel que PYX4 Process permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée ou de leur éviter de réaliser certaines tâches en doublon.
Des informations plus claires et accessibles en temps réel par tous grâce à un logiciel comme PYX4 Store permettent également de fluidifier les interactions entre différents services ou filiales, d’intégrer plus rapidement de nouveaux collaborateurs et de réaliser plus vite certaines tâches.
Enfin, les données sont également mieux sécurisées. Il devient possible de contrôler le niveau d’accès aux données à un degré très fin, pour chaque individu ou groupe d’individu, interne comme externe à l’organisation.
Au-delà de ces gains à court terme, la digitalisation des processus permet également à leurs pilotes de gagner en flexibilité et en visibilité. Des outils tels que PYX4 Improver permettent aux collaborateurs de remonter des idées d’améliorations pour mieux adresser une problématique ou un besoin client, et des plans d’action pourront être construits en conséquence puis suivis en temps réel. Il est même possible grâce à des modules comme PYX4 Risk de recenser les risques pouvant mettre en danger l’organisation, mais aussi de nouvelles opportunités à prendre en compte.
La digitalisation des processus représente donc un véritable levier de performance pour les entreprises. Restera à mener une réflexion quant aux objectifs, priorités et ressources de l’organisation, pour définir une stratégie globale de digitalisation des processus portée par l’ensemble des collaborateurs.
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