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L'équipe Focus Performance Par : | Le 29 Jan 2019 #BPM

Déploiement d’une démarche BPM (Business Process Management) : quels fondamentaux ?

Le BPM, ou gestion des processus métiers, fait référence à une discipline de management dont l’approche est la gestion des processus : elle est composée de différentes activités, façons de faire, méthodologies et outils, qui traitent du processus.

Un projet BPM a pour but de mettre en place une démarche d’amélioration continue des processus : cette initiative n’est donc pas ponctuelle, dans le sens où elle ne s’arrête pas dès lors que les outils sont mis en place. Il s’agit ici d’une véritable transformation de l’organisation, où l’approche processus est centrale.

 

Les 4 grandes étapes pour déployer une démarche BPM

 

Comme pour tous les projets, le déploiement d’une démarche processus nécessite un bon cadrage de départ. Une des méthodologies proposées pour s’assurer de mener le projet à terme, dans le respect des critères de qualité, coûts et délais définis, consiste à clarifier l’existant pour progressivement définir et déployer la cible : c’est le concept “As is, To be”. Cela permet notamment d’éviter la modélisation de processus et procédures idéales qui risquent de ne pas être compris ni appliqués au sein de l’organisation. Cette méthodologie se décline en 4 étapes :

 

 

  • Identifier les processus existants, détailler les interfaces, les objectifs et les indicateurs :

 

Pour atteindre son but, il faut savoir d’où l’on part (concept du “As is”). La première étape du déploiement d’une démarche BPM  consiste ainsi à modéliser un premier niveau de processus. Celui-ci représente le coeur de métier de l’organisation et le périmètre du projet. Il nécessite d’identifier les parties prenantes, les données qu’elles fournissent, leurs attentes et la façon dont l’organisation y répond, les objectifs qu’elles se donnent, avec quels indicateurs elles vérifient l’atteinte de ces objectifs, et les interfaces entre ces macro-processus.

 

 

  • Définir les processus prioritaires :

 

Il convient ensuite de décider quels processus devront être détaillés, c’est-à-dire quelles sont les procédures à modéliser en priorité. Il s’agit ici de déterminer les  critères qui vont définir vos priorités : des processus simples mais concernant un maximum de personnes, ou des processus critiques, risqués et/ou à forte valeur ajoutée par exemple.

 

 

  • Gérer les itérations de modélisation du niveau détaillé :

 

A ce stade, il convient de gérer la planification des ateliers collaboratifs de modélisation, traitez les éventuels impacts sur les processus parents, et assurez le suivi des actions d’amélioration qui seront identifiés pendant ces ateliers. Ainsi, avec l’aide de la Gouvernance du projet, se dessinera un “To be”, ambitieux mais réaliste, adapté à l’organisation et qu’on pourra progressivement mettre en application.

 

 

  • Préparer la gestion courante des processus :

 

La dernière étape consiste à négocier la fin du mode projet et le passage à un mode pérenne, dit de pilotage et d’amélioration continue des processus. C’est à ce moment qu’il convient de détailler le fonctionnement interne de l’organisation : comment s’effectue la remontée des anomalies ou de bonnes pratiques ? Comment s’opère le suivi des indicateurs ? Les pilotes de processus sont-ils clairement définis, et comment gèrent-ils la vie de leur processus ? Y a-t-il des instances déjà existantes ou nouvelles pour prendre des décisions et s’assurer de la mise en oeuvre des actions ? Toutes ces questions sont essentielles pour rentrer dans cette démarche d’amélioration continue de vos processus.

 

 

Pour mener à bien un projet de déploiement d’une démarche BPM, il ne faut pas hésiter à se faire accompagner par une ressource externe qui constituera une aide précieuse pour s’assurer du respect de la méthodologie. De plus, son positionnement neutre amènera des questions pertinentes et une vision différente, ce qui permettra à votre organisation de gagner en créativité et en efficacité pour identifier ses axes d’amélioration.

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